BAB VIII KOMUNIKASI MENULIS (BERBAGAI JENIS SURAT)

BAB VIII

KOMUNIKASI MENULIS (BERBAGAI JENIS SURAT)

A.      Pengertian Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat juga dapat diartikan salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik secara perorangan atau organisasi (kelompok).

Fungsinya mencakup lima hal yaitu sarana pemberitahuan,permintaan,buah pikiran dan gagasan,alat bukti tertulis,alat pengingat,dan pedoman kerja,sebagai wakil penulis, sebagai penghemat waktu dan biaya dan sebagai curahan hati seseorang. Pada umumnya di butuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengirim..

Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsure yang terlibat di dalamnya yaitu :

a.         Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.

b.        Pesan, yaitu berupa informasi,instruksi,gagasan,atau perasaan.

c.         Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan.

d.        Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut di formulasikan dalam ragam bahasa tulis dan di sajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.

B.       Jenis-Jenis Surat

Sebagai mana disebutkan di atas, ada berbagai macam jenis surat yang umum beredar di masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat.

C.      Macam-macam jenis surat di klompokkan menurut kreterianya :

1.      Berdasarkan wujud surat

a.       Kartu Pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. lembaran kertas surat ini biasanya tebal,sehingga berbrntuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi,pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya,sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya di jual di kantor pos.

ü  contoh bentuk dari kartu pos

b.      Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat di lipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop.

Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

ü  Contoh bentuk dari warkat pos

c.       Telegram

Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relative singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang sangat singkat.

2.      Berdasarkan Pembuatan Surat

a.       Surat pribadi

b.      Surat resmi

3.      Berdasarkan Pesan Surat

a.       Surat keluarga

b.      Surat setengah resmi

c.       Surat social

d.      Surat niaga

e.       Surat dinas

f.       Surat pengantar

4.      Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

a.       Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu Negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul yaitu sampul pertama di tuliskan kode SR yang merupakan singkatan dari Sangat Rahasia, pada sampul kedua di tuliskan kode SRS yang merupakan singkatan dari Sangat Rahasia Sekali.serta dikasih segel untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (Luar) di buat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain.

Contoh : surat dari kementrian luar negeri, surat untuk Negara-negara tetangga dan surat dokumen kementrian.

b.      Surat Rahasia

Jenis surat ini berisikan dokumen ringan yang pesanya hanya pantas di ketahui oleh satu atau beberapa pejabat atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul, yaitu sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari Rahasia atau Rahasia Sekali serta disegel , sedangkan sampul kedua  tidak diberi kode apa pun.

Contoh : surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

c.       Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat di ketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun.

Contoh : surat edaran dan surat undangan

5.      Berdasarkan Jumlah Pembaca surat

a.       Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang di tujukan beberapa orang  instansi atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu.

Contoh : pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

b.      Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan.

c.       Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk di ketahui oleh orang yang di tuju.

6.      Berdasarkan Penyelesaiannya Surat

a.       Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secara cepat.

b.      Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera di sampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

c.       Surat Biasa

Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti surat kilat dan surat segera.

7.      Berdasarkan Pengertian Umum

a.       Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media masa atau di edarkan secara terbuka.

b.      Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya di beri sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.

c.       Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimnya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas.Akan tetapi untuk beberapa hal perlu di perhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

D.      Macam-Macam Surat

Surat secara umum di golongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila di tinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila di golongkan berdasarkan pemakaianya dapat di bagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas dan surat resmi.

a.      Surat Pribadi

Surat pribadi adalah yang ditulis oleh seseorangkepada orang lain atau sebuah kantor (instansi). Surat pribadi ada 2 macam yaitu :

·           surat pribadi yang bersifat perorangan

·            surat pribadi yang bersifat resmi.

Surat pribadi yang bersifat perorangan adalah surat yang di tulis oleh seseorang yang ditujukan kepada teman,saudara, atau orang tua. Surat yang bersifat resmi adalah  surat yang di tulis seseorang yang di tujukan kepada suatu organisasi atau kantor. Penulisan pribadi yang bersifat perorangan berbeda dengan surat pribadi yang bersifat resmi, terutama pada pemakaian bahasa. Bahasa dalam surat pribadi yang bersifat resmi lebih bersifat kaku dari pada bahasa yang di gunakan dalm surat pribadi yang bersifat perorangan.

Berikut ini adalah sistematika dari penulisan surat pribadi.

1.      Pembuka, terdiri atas:

a.       Tempat dan tanggal pengirim surat,

b.      Alamat surat, dan

c.       Salam pembuka.

2.      Isi, yaitu berisi maksud penulis mengirim surat.

3.      Penutup, terdiri atas :

a.         Salam penutup,

b.        Tanda tangan, dan

c.         Nama terang.

ü  Adapun ciri-ciri dari surat pribadi yaitu :

1.      Tidak menggunakan kop surat

2.      Tidak ada nomor surat

3.      Salam pembuka dan penutup bervariasi

4.      Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan penulis

5.      Format surat bebas

ü  Contoh surat pribadi :

Ambon, 5 Januari 2013 Sahabatku Yanti Jalan Anggrek 10 Bogor Assalamualaikum Wr. Wb. Hallo, apa kabar, baik-baik saja kan Kamu? Aku dan keluargaku dalam keadan sehat walafiat. Mudah- mudahan kabarmu juga seperti itu. Aku kangen sekali padamu dan keluargamu. Yan, Maret aku sudah mulai libur, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? kalau tidak Aku ingin berkunjung ke rumahmu. Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bogor dan berlibur bersamamu. Tunggu kedatanganku ya Yanti. Sekian dulu surat dariku kapan-kapan kita sambung lagi. Kutunggu balasan suratmu. wassalamualaikum Wr. Wb. Sahabatmu Erna Erniani

b.        Surat Dinas

Surat dinas di gunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi.  Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis,alat pengingat baerkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalm bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

Surat dinas merupakan bagian dari surat resmi yang berkaitan dengan kedinasan. Maka dari itu penulisan surat dinas harus memperhatikan pola penulisan surat resmi,yaitu menggunakan bahasa baku atau standar.

ü  Adapun sistematika surat dinas:

Kepala surat (kop surat) Tanggal surat Nomor surat Lampiran Hal Alamat tujuan Salam pembuka Isi surat                                                                     Jabatan pengirim surat                                                                                Tanda tangan pengirim surat                                                                             Nama pengirim surat Tembusan

ü  Ciri-ciri surat dinas :

1.        Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2.        Menggunakan nomor surat,lampiran,dan perihal

3.        Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.        Menggunakan bahasa yang baku atau ragam resmi

5.        Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6.        Format surat tertentu.

ü  Bagian-bagian surat dinas :

1.      Kepala surat

2.       Nomor lampiran perihal

3.       Tanggal, bulan,tahun penulisan surat

4.      Alamat surat

5.      Salam pembuka

6.      Kalimat surat

7.      Isi surat

8.      Salam penutup

9.      Tanda tangan

10.  Nama pengirim

ü  Kerangkai isi surat :

1.        Paragraf  pembuka

2.        Paragraf  isi

3.        Paragraf penutup

Selain penggunaan bahasa baku dan beberapa hal diatas yang harus di perhatikan dalam pembuatan surat dinas yaitu kejelasan isi atau maksud dan keterangan lainnya. Dalam hal ini, maksud dari isi surat dapat berupa undangan,panggilan,jawaban,penawaran kerja atau hal lainnya. Berkaitan dengan keterangan atau hal-hal yang menyangkut penjelasan dari isi di tulis secara lengkap. Sebagai misalnya dalam surat undangan tercantum hari,tanggal,tempat,dan waktu yang jelas dan dalam surat pemberitahuan tentang perincian kegiatan harus dilampirkan rincian kegiatan dan dana yang telah di gunakan.

ü  Berikut adalah contoh surat dinas : 

c.         Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang di gunakan untuk kepentingan resmi,baik perseorangan,instansi maupun organisasi.

Contohnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.         

 Ciri-ciri surat resmi:

1.         Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.         Ada nomor surat,lampiran dan perihal

3.         Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4.         Penggunaan ragam bahasa yang resmi

5.         Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6.         Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi :

·           Kepala atau kop surat

Kop surat terdiri dari :

1.        Nama instansi/lembaga, di tulis dengan huruf capital atau huruf besar

2.        Alamat instansi/lembaga, di tulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3.        Logo instansi/lembaga

·           Nomor surat ,yakni urutan surat yang dikirimkan

·           Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

·           Hal, berupa garis besar isi surat

·           Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

·           Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

·           Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

·           Isi surat

·           Penutup surat

Penutup surat, berisi

1.        Salam penutup

2.        Jabatan

3.        Tanda tangan

4.        Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

·           Tembusan surat,berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

ü  Contoh surat resmi

d.        Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.

Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.

contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Macam-macam surat niaga :

a.         surat penawaran

b.        surat pengaduan

c.         surat pesanan

d.        surat pengiriman

e.         surat pembayaran barang

f.         surat penagihan, dan sebagainya.

ü  Contoh surat niaga tentang penawaran

Jakarta, 10 Oktober 2011 Kepada Yth PT. Maju Saja Di,- Jakarta No. : 098/PNR/2011 Hal : Penawaran Barang Dan Jasa Lamp. : 1 Berkas Dengan Hormat             Dengan surat ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami PT. Pengadaan Barang Jasa, kepada Bapak / Direktur  PT. MAJU SAJA di Jl. Perpati Tebang No. 233 Jakarta.             Kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang pengadaan barang dan jasa pemasangan instalasi litrik dan telah berpengalaman melakukan pemasangan listrik di gedung-gedung perkantoran atau pertokoan.             Karena itu sesuai informasi yang kami peroleh, PT Maju Saja adalah perusahaan properti yang sedang berkembang pesat dan akan membangun lagi gedung pertokoan dan perkantoran. Sehubungan hal itu, kami mengajukan penawaran untuk pemasangan dan instalasi listrik sesuai bidang kami.             Harapan kami, penawaran ini dapat terwujud dalam bentuk kerjasama sehingga dapat menguntungkan kedua belah pihak. Jika perusahaan bapak berminat kami siap melakukan pembicaraan lebih lanjut             Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja samanya kami sampaikan banyak terima kasih Hormat kami, PT. PENGADAAN BARANG JASA ERNI Manajer Pemasaran